Mal kabul sorumlusu, kurumsal siparişlerin takibiyle görevlidir. Firmalar, kullanmak veya pazarlamak için toplu alımlar yapabilir. Hizmet çeşitliliği, alınan ürünlerin miktarını belirler. Kabul elemanı, göndericinin veya nakliye çalışanlarının ilk muhatabıdır. İndirme çalışmalarını gözlemleyen sorumlu, alınan hizmetin kalitesini değerlendirir. Gönderici veya nakliyeciden kaynaklı problemleri tespit edebilmek, mal kabulünde profesyonellik gerektirir. Teslim alınan malların kontrolü yapılmazsa muhtemel hasarlar ve eksikler gözden kaçar. Alım sonrası için yapılmış projelerin aksamaması titiz kontrollerle mümkündür. Mal kabulü, depolama faaliyetleri kapsamındadır. Pozisyon çalışanları depo sayım ve mal kabul görevlisi olarak isimlendirilir. Birçok ürünü denetlemek, uygun koşullarda saklayıp gerektiğinde bulabilmek önemlidir. Kabul görevlisi, ticaret hacminin fazla olduğu şirketlerde ve orta düzey firmalarda çeşitli görevler üstlenebilir.

Mal kabul sorumlusu ne iş yapar sorusunun iki yanıtı vardır. Sadece mal kabulüyle görevli personeller, teslimatın beklentiye uygunluğunu değerlendirir. Kontrol amacıyla ürünleri saymak, ambalajların sağlamlığını kontrol etmek, teslimatçıdan ürün çeşitleri hakkında bilgi almak birincil görevlerdir. Mal kabulünden sonra depolama sürecini yönetmekle görevli olanlar, yoğun çalışabilir. Kabul ve depolama işlerinde stok yönetim bilgisi gerekir. Depo yöneticisi olarak çalışanlar, kabulden sonraki sayımları gerçekleştirir ve stok takibi yapar. Depolama şartlarını iyileştirmek, mal kabul ve stok görevlisinin sorumluluğudur. Mal kabul sorumlusu nedir sorusunun da yanıtı olan, pozisyonun temel görevleri şöyledir:

• Başarılı teslimat bilgisini kaydeder.
• Teslimat bilgilerinin sisteme girişini sağlar.
• Bozuk, kırık, eksik ürün tespit edilirse tutanak hazırlar.
• Teslimatları gözlemleyerek gönderici firmalar hakkında fikir edinir.
• Ürünlerin depolanmasını sağlar veya depolama sürecini idare eder.
• Şirket birimleri veya müşteriler tarafından talep edilen ürünleri hazırlar ya da hazırlanması için bilgi verir.

Mal kabul sorumlusu nasıl olunur sorusuna çeşitli yanıtlar verilebilir. Malların sayımı ve sisteme kaydı için muhasebe bilgisi gerekir. Sayım ve stok takibi için meslek liselerinin Muhasebe bölümünden mezun olmuş adaylar uygundur. Ön muhasebe kursları teknik bilginin artmasını sağlayabilir. Stok takip programlarını kullanarak denetim yapmak, orta düzey yöneticilik kapsamındadır. Depolamanın kol gücü gerektiren kısmı için akademik donanım aranmayabilir. Sayısı belli olan ürünleri kontrol ederek depo düzenini sağlamada deneyim etkilidir. Firmaların depo büyüklüğü, ürün çeşitliliği ve hizmet yoğunluğu farklıdır. Mal kabul sorumlusu olmak için gerekenler, firmaların pozisyon hakkındaki tanımlarına bağlıdır. Nitelikli adayların görev alabileceği birçok depo işi pozisyona dahildir. Lise mezunları, Muhasebe ön lisans veya Muhasebe Denetim lisans mezunları pozisyon için uygun adaylardır. Mal kabul sorumlusu görevleri, şartlar konusunda belirleyicidir.

Mal kabul sorumlusu görev tanımı gereği, sipariş edilen ürünlerin teslim alınıp ilgili çizelgeye kaydedilmesini sağlar. Mal kabulü, depolama faaliyetlerinin başlangıcındaki teslim alma sürecini ifade eder. Teslimatçıdan ürünleri almak, ilk adımdır. Mal girdi çıktısının sisteme işlenmesi, depo düzenine uygun olarak yerleştirme yapılması, rutin sayımların gerçekleştirilmesi sağlanabilmelidir. Mal kabul sorumlusu depo veya muhasebe işlerindeki bilgisini aktif olarak kullanmalıdır. Deneyimsiz adaylar, işe alınmaları durumunda, mesleki eğitime dahil edilebilir. Depolar aynı ürüne ait birçok modelin veya farklı ürünlerin bulunduğu yerlerdir. En küçük depolarda bile uyulması gereken bir düzen vardır. Mal kabul elemanı, olabildiğince hatasız çalışabilmelidir. Kayıtta, sayımda, taşımada yapılan hatalar maddi kayıp doğurabilir. İstihdam şartlarından bazıları şunlardır;

• Toptan ticaret konusunda bilgili olmak.
• Çalışanları organize edebilmek veya organize olabilmek.
• Dikkatli ve odaklanarak çalışabilmek.
• Depolanacak ürünlerin niteliklerini bilmek.
• FIFO veya LIFO metotlarını bilmek.
• Hızlı çalışabilmek.
• Gerekli yetkinliklere sahip olmak.